Στο πλαίσιο χορήγησης υποτροφίας από το σωματείο με την επωνυμία «Ελληνική Επιστημονική Ένωση Αιολικής Ενέργειας» (ΕΛΕΤΑΕΝ), της συμπλήρωσης και αξιολόγησης της αίτησης για την υποτροφία, εμείς (το Σωματείο) θα επεξεργαστούμε με την ιδιότητα του Υπευθύνου Επεξεργασίας τα στοιχεία που παρέχουν οι υποψήφιοι με την αίτησή τους, καθώς και όσα αναφέρονται σε αυτήν και στον παρόντα Κανονισμό σε συμμόρφωση με την σχετική εφαρμοστέα νομοθεσία για την προστασία των Δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα (Ευρωπαϊκός Κανονισμός 679/2016, Ν. 4624/2019, Ν.3471/2001 και κάθε άλλος εφαρμοστέος νόμος).
Με την συμπλήρωση και υποβολή της αίτησης χορήγησης υποτροφίας ο υποψήφιος αναγνωρίζει και αποδέχεται το δικαίωμα μας να επεξεργαστούμε τα εν λόγω στοιχεία του όπως περιγράφεται εδώ.
Τα στοιχεία που συλλέγουμε στο πλαίσιο της παρούσας είναι τα απολύτως αναγκαία για τους σκοπούς που περιγράφονται στον παρόντα Κανονισμό.
Σε περίπτωση που, μέσω της αίτησης ή της εκτέλεσης της σύμβασης υποτροφίας, ο υποψήφιος/Υπότροφος αντίστοιχα μας παρέχει στοιχεία τρίτων προσώπων (όπως καθηγητών, συνερευνητών, κ.ο.κ.), ο υποψήφιος/Υπότροφος αντίστοιχα αναλαμβάνει και εγγυάται ότι αυτές οι πληροφορίες έχουν συλλεχθεί νόμιμα από τον ίδιο και ότι έχει το δικαίωμα να τα διαβιβάζει σε εμάς για τον σκοπό που αναφέρεται εδώ και ότι εν γένει έχει προβεί σε όλες τις απαιτούμενες ενέργειες για την εν λόγω διαβίβαση, όπως, ενδεικτικά, έχει ενημερώσει προσηκόντως τα εν λόγω σχετιζόμενα πρόσωπα για τον σκοπό και τους αποδέκτες της διαβίβασης των στοιχείων τους και έχει λάβει την συγκατάθεσή τους όπου απαιτείται σύμφωνα με την κείμενη νομοθεσία. Με την επιφύλαξη της προηγούμενης παραγράφου, σε κάθε περίπτωση διαβίβασης σε εμάς στοιχείων τρίτων από τον υποψήφιο για τους σκοπούς που περιγράφονται στον παρόντα Κανονισμό, διατηρούμε το δικαίωμα να επικοινωνήσουμε με το εν λόγω τρίτο πρόσωπο για σκοπούς επαλήθευσης και υλοποίησης των επιμέρους διαδικασιών στο πλαίσιο της αξιολόγησης της αίτησης ή/και της πορείας της υποτροφίας του υποψηφίου σύμφωνα με τον παρόντα Κανονισμό.
Τονίζουμε ότι για την κάθε υποβληθείσα αίτηση βασιζόμαστε στα δεδομένα που μας παρέχονται από τον εκάστοτε υποψήφιο/υπότροφο, οι οποίοι αναλαμβάνουν πλήρη ευθύνη για την ορθότητα αυτών των στοιχείων.
Θα επεξεργαστούμε τα εν λόγω Δεδομένα του υποψηφίου/Υποτρόφου αντίστοιχα για να μπορέσουμε αρχικά να διαχειριστούμε και να αξιολογήσουμε την αίτησή του για τους σκοπούς επιλογής του προσώπου που θα λάβει υποτροφία από το Σωματείο και, εφόσον το σχετικό αίτημα εγκριθεί από εμάς, θα επεξεργαστούμε τις εν λόγω πληροφορίες για την σύναψη και εκτέλεση της σχετικής σύμβασης και λοιπών εγγράφων για την καταβολή της υποτροφίας σύμφωνα με την διαδικασία και πολιτική του σωματείου.
Επίσης, εφόσον η σχετική αίτηση γίνει δεκτή και ο υποψήφιος/Υπότροφος αντίστοιχα το επιλέξει, θα μπορούμε να κάνουμε χρήση ορισμένων Δεδομένων του, που θα αναφέρονται ρητά στην αίτηση (ονοματεπώνυμο, βιογραφικά στοιχεία) για λόγους προβολής από εμάς του Προγράμματος Υποτροφιών και των επιτυχόντων αυτού.
Το αρμόδιο τμήμα και τα μέλη του Σωματείου μας που διαχειρίζονται και αξιολογούν τα αιτήματα αυτά θα επεξεργαστούν τα Δεδομένα του υποψήφιου/Υποτρόφου αντίστοιχα για τον ανωτέρω σκοπό, καθώς είναι απαραίτητο για την επιλογή των υποτρόφων του Σωματείου και την εκτέλεση των σχετικών συμβατικών κειμένων. Στο πλαίσιο αυτό, μπορεί να αναθέτουμε την επεξεργασία όλων ή ορισμένων αναγκαίων Δεδομένων του υποψηφίου/Υποτρόφου αντίστοιχα, υπό τις προϋποθέσεις του νόμου και για τους σκοπούς της υλοποίησης της εν λόγω διαδικασίας αξιολόγησης, σε τρίτους συνεργάτες μας (όπως ενδεικτικά σε ακαδημαϊκούς συμβούλους, τεχνικούς συμβούλους μας, παρόχους υπηρεσιών λογισμικού και τεχνολογικών λύσεων), οι οποίοι θα ενεργούν ως «εκτελούντες την επεξεργασία» και θα δεσμεύονται από υποχρέωση εχεμύθειας και λοιπές υποχρεώσεις που θα ορίζονται σε συμβάσεις ή/και νομικές πράξεις αποκλειστικά για την παροχή υπηρεσιών προς εμάς και όχι για ίδιο λογαριασμό, εκτός εάν ο υποψήφιος/Υπότροφος παρέχει αυτό το δικαίωμα.
Σε περίπτωση που η αίτησή του υποψηφίου δεν είναι επιτυχής, θα διαγράψουμε τα δικαιολογητικά έγγραφα, που θα τυχόν μας έχει παράσχει ο υποψήφιος εντός εξαμήνου από την ανακοίνωση των αποτελεσμάτων εκτός εάν έχουμε το δικαίωμα να τηρούμε το σχετικό αρχείο όπως π.χ. λόγω της υφιστάμενης ιδιότητας του υποψηφίου ως υποτρόφου. Θα αρχειοθετήσουμε τα βασικά στοιχεία επικοινωνίας και ταυτοποίησης του υποψηφίου που περιέχονται στην ηλεκτρονική αίτηση, καθώς και τα βασικά στοιχεία διεκπεραίωσης της σχετικής αίτησης (όπως χρόνοι υποβολής, θεματική, επαγγελματικά στοιχεία αιτούντος, σχετική αξιολόγηση, διαδικασία και πορεία της αίτησης) και τους λόγους απόρριψης της σχετικής αίτησης, μετά το πέρας της διαδικασίας επιλογής των υποτρόφων για όσο διάστημα απαιτείται προκειμένου να ανταπεξέλθουμε στις υποχρεώσεις διαφάνειας σε σχέση με τις διαδικασίες επιλογής υποτρόφων και για την άσκηση και υπεράσπιση νόμιμων αξιώσεών μας έναντι τρίτων, λαμβάνοντας υπόψιν τις απαιτήσεις της εν λόγω νομοθεσίας και των περιόδων παραγραφής για την άσκηση νομικών ενεργειών. Στο πλαίσιο αυτό, θα φροντίσουμε, ανάλογα την περίπτωση, ώστε να λάβουμε κάθε αναγκαίο μέτρο προκειμένου να διασφαλίζουμε την προστασία των εν λόγω δεδομένων που τηρούμε (όπως κρυπτογράφηση, ψευδωνυμοποίηση).
Σε περίπτωση που η αίτηση είναι επιτυχής, τα εν λόγω Δεδομένα και όσα τυχόν χρειαστούν από τον υποψήφιο/Υπότροφο, θα τηρούνται για την εκπλήρωση του σκοπού της χορήγησης σε αυτόν της αντίστοιχης υποτροφίας υπό τους όρους που έχει ορίσει το Σωματείο και έχουν κοινοποιηθεί δυνάμει του παρόντος Κανονισμού σε συμμόρφωση με την εφαρμοστέα νομοθεσία αλλά των εσωτερικών πολιτικών και διαδικασιών του Σωματείου. Στην περίπτωση αυτή, τα Δεδομένα του Υποτρόφου θα τα τηρούμε για όλη την διάρκεια ισχύος της μεταξύ μας συμφωνίας προς χορήγηση υποτροφίας. Μετά το πέρας των εν λόγω περιόδων θα τηρούμε με ασφάλεια τα Δεδομένα του Υποτρόφου για σκοπούς αρχειοθέτησης και ιστορικότητας, λαμβάνοντας υπόψιν τις απαιτήσεις της εν λόγω νομοθεσίας και των περιόδων παραγραφής για την άσκηση νομικών ενεργειών. Σε κάθε περίπτωση που υφίσταται ανάγκη διατήρησης δεδομένων, και πάλι όσων είναι αναγκαίων, για τους ίδιους ως άνω σκοπούς, θα φροντίσουμε ώστε να λάβουμε τα κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα (όπως ανωνυμοποίηση, ψευδωνυμοποίηση) προς προστασία αυτών.
Θα μπορούμε να τηρούμε τα στοιχεία επικοινωνίας του υποψηφίου/Υποτρόφου αντίστοιχα (email, τηλέφωνο) σε περίπτωση που μας δηλώσει ότι επιθυμεί να λαμβάνει ενημερωτικά δελτία άλλως εφόσον υφίσταται έννομο συμφέρον μας προς τούτο, προκειμένου να αποστέλλουμε ενημερωτικά δελτία για τις δράσεις μας και πάντως σε κάθε περίπτωση μέχρι να ανακαλέσει αυτή την απόφασή του. Διευκρινίζεται ότι το εν λόγω δικαίωμα ανάκλησης δεν θα ισχύει όταν η εν λόγω επικοινωνία θα αφορά την συμβατική σχέση των μερών και δη υποχρεώσεις ή δικαιώματα στο πλαίσιο της τήρησης συμβατικών δεσμεύσεων.
Η συμπλήρωση και υποβολή σε εμάς της αίτησης χορήγησης υποτροφίας είναι απαραίτητη προκειμένου ο υποψήφιος να δηλώσει την συμφωνία του για την υπαγωγή του στους όρους λήψης υποτροφίας από το Σωματείο όπως γνωστοποιούνται δια του παρόντος Κανονισμού και της σχετικής Προκήρυξης. Συνεπώς, η μη παροχή των εν λόγω Δεδομένων από τον υποψήφιο θα συνεπάγεται την αδυναμία μας να εκπληρώσουμε τους σκοπούς που ορίζονται στο παρόντα Κανονισμό και στην σχετική Προκήρυξη και στον νόμο και συνεπώς να απορρίψουμε το αίτημα χορήγησης στον συγκεκριμένο υποψήφιο της αιτηθείσας υποτροφίας.
Αναφορικά με την προπεριγραφόμενη επεξεργασία που κάνουμε, ο υποψήφιος/Υπότροφος αντίστοιχα έχει τα δικαιώματα που αναγνωρίζει, υπό τους εκεί ειδικότερους όρους και προϋποθέσεις, ο νόμος και ειδικότερα:
- Το δικαίωμα ενημέρωσης και πρόσβασης στα Δεδομένα του που θα επεξεργαζόμαστε,
- Το δικαίωμα της διόρθωσης τυχόν ανακριβών ή ημιτελών δεδομένων που διατηρούμε σε σχέση με τον υποψήφιο/Υπότροφο
- Το δικαίωμα διαγραφής των δεδομένων, τα οποία δεν έχουμε πλέον το δικαίωμα να τηρούμε
- Το δικαίωμα να εναντιωθεί στην επεξεργασία που βασίζεται σε έννομο συμφέρον μας
- Το δικαίωμα να ζητήσει τον περιορισμό της επεξεργασίας,
- Το δικαίωμα της φορητότητας των Δεδομένων του σε άλλο υπεύθυνο επεξεργασίας ή εκτελούντα την επεξεργασία.
Όπου η επεξεργασία βασίζεται στην συγκατάθεση του υποψηφίου/Υποτρόφου αντίστοιχα, το δικαίωμα να ανακαλέσει αυτή τη συγκατάθεση ανά πάσα στιγμή. Η ανάκληση της συγκατάθεσης που τυχόν είχε δώσει θα έχει ισχύ μόνο για το μέλλον και οποιαδήποτε επεξεργασία έγινε επί τη βάση της συγκατάθεσης θα παραμείνει νόμιμη μέχρι την ανάκληση αυτής. Θα πρέπει να γνωρίζει κάθε υποψήφιος/Υπότροφος αντίστοιχα ότι η ανάκληση της συγκατάθεσης ή η εναντίωση θα συνεπάγεται κατά πάσα πιθανότητα την αδυναμία μας να εκπληρώσουμε τους σκοπούς που ορίζονται στο παρόν. Θα μπορούμε να επεξεργαζόμαστε τα στοιχεία του υποψηφίου/Υποτρόφου αντίστοιχα και μετά την ανάκληση της συγκατάθεσης εφόσον και στο μέτρο που επιτρέπεται από τον νόμο και ιδίως προκειμένου να συμμορφωθούμε με κάποια νομική ή καταστατική υποχρέωσή μας ή/και για να ασκήσουμε ή υπερασπιστούμε τα δικαιώματά μας. Σε περίπτωση που ο υποψήφιος/Υπότροφος αντίστοιχα ασκήσει κάποιο από τα ανωτέρω δικαιώματα, θα λάβουμε κάθε αναγκαίο μέτρο για να ικανοποιήσουμε το σχετικό αίτημά εντός των προβλεπομένων στη νομοθεσία χρονικών προθεσμιών (ενός μήνα με δυνατότητα παράτασης για άλλους δυο μήνες αν απαιτείται λόγω πολυπλοκότητας του αιτήματος ή του αριθμού των αιτημάτων), ενημερώνοντας τον συγκεκριμένο υποψήφιο/Υπότροφο αντίστοιχα γραπτώς για την ικανοποίηση του αιτήματος, άλλως για τους λόγους που εμποδίζουν την άσκηση του εν λόγω δικαιώματος ή την ικανοποίηση αυτού.
Σημειώνουμε ότι η άσκηση των παραπάνω δικαιωμάτων υπόκειται σε ορισμένες προϋποθέσεις και περιορισμούς που ορίζει ο νόμος, π.χ. ενδέχεται να μην είμαστε σε θέση να απαντήσουμε σε ένα αίτημα εάν δεν λάβουμε τα στοιχεία ταυτοποίησης που είναι απαραίτητα για την προστασία των δεδομένων σας και να επιβεβαιώσουμε ότι εσείς κάνετε το αίτημα, ή διαγράψουμε πληροφορίες που ενδέχεται να είμαστε υποχρεωμένοι να τηρούμε, προκειμένου να συμμορφωθούμε με κάποια υποχρέωση ή να επιδιώξουμε τα έννομα συμφέροντά μας. Η άσκηση των εν λόγω δικαιωμάτων που αφορούν στην επεξεργασία των Δεδομένων θα πρέπει να γίνεται εγγράφως με αποστολή του σχετικού αιτήματος στην ηλεκτρονική διεύθυνση [email protected].
Σε περίπτωση που ο συγκεκριμένος υποψήφιος/Υπότροφος αντίστοιχα διαφωνεί με την απόκριση σε σχετικό αίτημά του και την επεξεργασία των Δεδομένων του που κάνουμε σύμφωνα με το παρόν, δικαιούται να απευθύνει αίτημα στην στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (Γραφεία: Κηφισίας 1-3, Τ.Κ. 115 23, Αθήνα, Τηλεφωνικό Κέντρο: +30-210 6475600, Fax: +30-210 6475628, Ηλεκτρονικό Ταχυδρομείο: [email protected]) .
Σημειώνεται ότι διατηρούμε το δικαίωμα να τροποποιούμε κατά την διακριτική μας ευχέρεια τον κανονισμό υποτροφιών ενημερώνοντας τους υποτρόφους με κάθε πρόσφορο μέσο ως η ανάρτηση στο ιστότοπο www.eletaen.gr.
